Odzyskaj bezcenne minuty
Czas ucieka mi przez palce. Nim się zorientuje jest już popołudnie. Nie zdążyłam zrobić tego, co zaplanowałam. Skąd ci ludzie mają czas na to wszystko? Cóż, może mają szczęście? Albo starają się nie marnować czasu! W ostatnim podkaście mówiłam o tym, co robić by znaleźć czas na wprowadzanie zdrowszych nawyków czy odchudzanie. Dzisiaj chciałabym ci opowiedzieć o tym, jak czas zaoszczędzić.
Mam wrażenie, że kiedyś było łatwiej się organizować. To pory roku wyznaczały harmonogram prac, a nowe technologie nie rozpraszały. Człowiek ciężko pracował, ale miał też czas na sen i odpoczynek, bo co innego miałby robić, kiedy ciemno i zimno. Współcześnie mamy ogrom możliwości i różnego rodzaju dystraktorów, które walczą o naszą uwagę i czas. Niestety wiele z tych rozpraszaczy nie wnosi nic w nasze życie, a my mamy złudzenie, że poświęcamy im tylko minutę. Kolejną bezcenną minutę.
Trenerzy, psychologowie prześcigają się w poszukiwaniu sposobów na lepszą efektywność, większą produktywność, której tak pragną ludzie. Często zasady są śmiesznie proste, więc ich nie wprowadzamy, a oszczędzanie czasu wymaga działania, zwłaszcza w tych najmniejszych, niedocenianych ruchach. Odzyskuje się bezcenne minuty by tworzyć z nich produktywne godziny. Pamiętaj, że zaoszczędzony w innych sferach życia czas, możesz przeznaczyć na zadbanie o zdrowie, dlatego tak ważnym aspektem jest całościowe spojrzenie na zarządzanie czasem w naszym życiu.
Jak zaoszczędzić czas?
Wyznaczaj sobie bloki czasowe na czytanie maili i przeglądanie social mediów.
To nasze największe pożeracze czasu, a najgorsze są wyskakujące powiadomienia o nowościach. Nasza ręka automatycznie wędruje do skrzynki odbiorczej. Często jest tak, że poświęcamy czas na przeczytanie maila by stwierdzić, że odpiszemy później, przez co marnujemy czas dwa razy. Ustal dwa (lub więcej, jeśli tego wymaga twoja praca) bloki czasowe po kilkanaście minut, kiedy sprawdzasz, odpisujesz i opróżniasz skrzynkę odbiorczą. Ludzie naprawdę nie potrzebują znać odpowiedzi od razu, a jeśli to coś naprawdę pilnego, zadzwonią. Tak samo postępuj z odpowiadaniem na komentarze i wiadomości w social mediach. Zanim wprowadzisz te zmiany, zacznij od obserwacji. Przez jeden dzień za każdym razem kiedy, zaczniesz przeglądać maile, Facebooka lub Instagram, licz poświęcony na to czas. W tym naprawdę można stracić rachubę czasu. To będzie pewnie jeden z najtrudniejszych kroków, ale obawiam się, że współcześnie jeden z najskuteczniejszych. Wiesz skąd ci wszyscy ludzie mają czas? Bo kiedy ty obserwujesz ich działania siedząc na FB, oni po prostu robią.
Wyłącz powiadomienia na telefonie.
Będzie ci z pewnością łatwiej wprowadzić te zmiany, kiedy ograniczysz pokusy jakimi są powiadomienia o nowych wiadomościach i te czerwone cyferki przy ikonach aplikacji, które tak przykuwają wzrok. Jeśli i tak odpowiadasz na maile przez komputer, po co ci skrzynka mailowa na telefonie? Jeśli masz zainstalowany messenger do rozmów, po co ci aplikacja FB z tymi wszystkimi powiadomieniami i ścianą do przeglądania. Dla naszej samokontroli najlepszy jest po prostu dystans i ograniczenie pokus. Telefon mamy zawsze przy sobie, dlatego trzeba zrobić wszystko by spełniał on raczej tylko swoje podstawowe funkcje. Chyba, że nie zależy ci na efektywności, bo w to, że się powstrzymasz, nie wyłączając powiadomień nie uwierzę. Naprawdę szkoda na to marnować nasze zasoby samokontroli (przypominam w podkaście dlaczego), które i tak szybko, codziennie zostają uszczuplone.
Kiedy już będziesz czyścić skrzynkę mailową, zwróć uwagę na newslettery. W każdym z nich masz możliwość wyłączenia subskrypcji. Koniecznie przeglądnij pod tym kątem oferty, które otrzymujesz. Strzelam sobie w kolano, bo sama wysyłam newsletter, ale wiem, też jak wiele jest nachalnych reklam wysyłanych w ten sposób, codziennie. To z takich newsletterów, na które kiedyś, raz się zapisałaś, żeby dostać rabat, ale już nie zamawiasz, koniecznie się wypisz. Niektóre oferty potrafią przychodzić codziennie, a my tylko z ciekawości otwieramy, klikamy w link i przepadamy na kolejne kilka minut. Nierzadko dodatkowo zamawiamy coś, czego nie potrzebujemy. Wypisanie się z niepotrzebnych i nic nie wnoszących w moje życie newsletterów może mieć podwójną korzyść. Poświęć czas na weryfikacje raz i oszczędzaj na codzień.
Dokończ zadanie, zanim zaczniesz kolejne.
Często marnujemy czas, kiedy nie trzymamy się założonego planu. Najlepiej widać to podczas prac domowych, kiedy po drodze z łazienki do kuchni, po jedną rzecz, robimy tyle innych zauważonych w tym czasie, że zapominamy co mieliśmy zrobić w kuchni. To moja sobotnia udręka! Jeśli zauważysz to, co już kilka razy przeoczyłaś zanotuj zadanie w notesie do zrobienia w kolejnym bloku czasowych poświęconym na sprzątanie. Wydaje nam się, że to tylko kilka minut, ale z kilku takich kilkuminutowych czynności robi się już tyle czasu i generuje tyle zmęczenia, że zabraknie ci go np. na popołudniowy trening. I znów to co miało być ważne, przegra z tym co, po prostu było do zrobienia.
Z drugiej strony wydaje nam się, że wielozadaniowość jest możliwa, ale wszystko na to wskazuje, że taki model się nie sprawdza. To co działa, to skupienie się na konkretnym zadaniu, wykonanie go bez rozpraszania i przejście do kolejnego, wielozadaniowość ma sens tylko w przypadku takim jak powyżej.
Naucz się odmawiać.
Pamiętaj, że każde „tak” to „nie” dla czegoś innego. „Tak” dla kogoś to często „nie” dla nas samych. Bez względu na to, czy dotyczy to pracy, życia domowego czy przyjaźni. Nie chodzi o to, by odmawiać każdej prośbie, ale o to by się zastanowić, dlaczego się godzę? Czy boisz się, że kogoś rozzłościsz odmową? Czy boisz się, że kogoś zranisz? Chcesz być lubiana? Nie potrafisz właściwie ocenić czasu potrzebnego na realizację prośby? Twoje priorytety nie są jasno zdefiniowane (praca vs zdrowie, samopoczucie innych vs moje własne)? Lubisz działać po to, by później oczekiwać wzajemności? Zanim bezwiednie rzucisz tak, zastanów się, czym to grozi? Czy to czas, który naprawdę masz i chcesz poświęcić w tym momencie? Wiele z próśb można spełnić w innym czasie, a znaczna ich część nie musi być spełniona właśnie przez ciebie. Czy twoim celem jest bycie przemęczoną i niezadowoloną mamą i partnerką spełniającą wszystkie prośby? A może twoim celem jest bycie szczęśliwą mamą, zaangażowanej we wspólne życie rodziny? Chcesz być spełniającą wszystkie próby miłą koleżanką z pracy w wiecznie niedokończonymi zadaniami zabieranymi do domu, by siedzieć nad nimi zamiast pójść na trening? Czy chcesz być efektywnym pracownikiem, dobrze się odżywiającym, bez bólów w plecach, który jeśli ma czas to chętnie wesprze radą, zamiast wypełniać czyjeś obowiązki? Asertywność wymaga praktyki, ale przede wszystkim świadomości między tym czym wybierasz i czy to naprawdę lepszy wybór?
Łącz działania, o ile to możliwe i dobre dla ciebie.
Czasami potrzeba nam trochę kreatywności w byciu bardziej efektywnym. Możemy zaoszczędzić czas robiąc kilka rzeczy w jednym czasie, oczywiście dostosowując trudność i nasze możliwości. Wiele rutynowych działań, które i tak muszą zostać zrobione jak sprzątanie czy gotowanie można połączyć z rozwojem własnym słuchając audiobooków lub podcastów. Wielu działaniom można przypisać dodatkową intencje, zamiast myć okna, bo są brudne możesz myć okna ze świadomością spalania 231 kcal w ciągu godziny w związku z tym machać szmatką jeszcze intensywniej. A pomyśl ile czasu oszczędzasz, kiedy myjesz okna słuchając podcastu (sprzątanie, trening, rozwój)? Marnowanie czasu często bywa subiektywne, bo dla wielu osób pewne czynności mogą być przykrym obowiązkiem albo sposobem na odstresowanie. Nie chodzi mi też o obsesyjne zapełnianie kalendarza i wykonywanie kilku zadań jednocześnie. Nie chodzi mi o harowanie tylko o sprytne rozwiązanie. Często podczas gotowania mamy czas, bo coś się gotuje, zamiast patrzeć na wodę, żeby szybciej się gotowała (chyba, że lubisz) możesz przygotować coś, co i tak chciałabyś zrobić później np. posiłek na wynos lub przygotowanie szybkich ciastek na deser. To chyba właśnie sekret zarządzania czasem naszych Babć, które miały dwu dniowy obiad i jeszcze gorące ciasto, tak w między czasie. U mnie w między czasie piecze się chleb, robi labneh albo jakieś zdrowe ciasto. Często idąc z psem słucham podcastów, czasem muzyki, ale też marnuje czas w ciszy. Dlatego łącz zadania w zależności od możliwości i tak by to było dobre dla ciebie.
Deleguj, odrzucaj, modyfikuj.
Jedyna Właściwa Osoba Na Tym Stanowisku. Zosia Samosia w domu, która wszystkim wokół pokaże jaką jest dobrą matką i żoną. Żyjemy w świecie, gdzie każdy z łatwością ocenia, co ktoś zrobił, a jeszcze lepiej czego nie zrobił. Naiwnie wierzymy, że może być idealnie i my same oczywiście tego dokonamy. Nikt nie zrobi tego lepiej. Oczywiście, że nie! Ale czy musi być zrobione tak dobrze i czy koniecznie przez ciebie? Oszczędzanie czasu nie polega na tym, żeby znaleźć sposoby na wykonanie wszystkich zadań przez ciebie, ale na wykonaniu wszystkich zadań. Warto się zastanowić, jeśli już wiesz jakie są twoje priorytety i cele, co powinnaś zmodyfikować, co oddelegować, a co zupełnie odrzucić. Wtłaczamy się w zadania, które zupełnie nie są wymagane w naszym życiu, by było lepsze. Za wszelką cenę trzymamy się wszystkich obowiązków, tylko z powodu lęku przed oceną. To mity, które trzymają nas w miejscu i zabierają cenny czas. Zastanów się jak cenne jest to zadanie dla ciebie/twojej rodziny/twojej firmy? Czy jesteś jedyną osobą, która może wykonać to zadanie? W jaki sposób można szybciej osiągnąć ten sam rezultat? Często delegowanie łączy się z poniesieniem kosztów np. zatrudnienia osoby do sprzątania czy wykupieniem cateringu dietetycznego. W związku z tym przeanalizuj czy zaoszczędzony czas pomoże ci w pomnażaniu twojego majątku albo zapewni ci możliwość regeneracji, której potrzebujesz. Pamiętaj, że delegowanie zadań dotyczy również domowników, obowiązki można dostosować do wieku dziecka, a równouprawnienie dotyczy również prac domowych. Jeśli możesz to kup czas innych ludzi albo pozwól sobie pomóc, a ty zajmij się tym, co robisz naprawdę najlepiej. Wyjątkami są sytuacje kiedy naprawdę cieszy cię to, co robisz i jest to część ładowania Twoich baterii, coś co cię relaksuje (np. koszenie trawy). Wykonanie tego zadania jest efektem wyboru takich, a nie innych priorytetów życiowych i wyznawanych wartości (np. gotowanie domowych obiadów). Koszt oddelegowania zadania jest wyższy niż koszt wykonania go samodzielnie (np. wynajęcie kogoś do pomocy).
Dbaj o poziom energii
Nie będziesz działać efektywnie i nie wywiążesz się z powyższych zadań, jeśli nie zadbasz o odpowiedni poziom energii i regenerację zasobów. To właśnie dlatego zarządzanie czasem tak bardzo wiąże się ze zdrowym stylem życia, to działa w dwie strony. Trudno o zmiany, jeśli brakuje ci na nie czasu. Nie będziesz lepiej organizować swojego czasu jeśli nie zadbasz o poziom swojej energii. Jak możesz zadbać o regeneracje zasobów?
- Wysypiając się i dbając o wieczorną rutynę.
- Zdrowo się odżywiając i dbając odpowiednie nawodnienie.
- Dbając o regularną, spokojną aktywność fizyczną.
- Wstając wcześniej i odpowiednio przygotowując się do dnia (opowiem wam o tym dokładnie w kolejnym podcaście).
- Robiąc przerwy w pracy na rozruszanie, świadome oddychanie.
- Ograniczając używki.
- Poświęcając czas na regenerację w swoim stylu.
Zarządzanie czasem nie oznacza działania jak maszyna. Czasu nie oszczędzamy po to, by wypełnić każdą minutę pracą i zadaniami. Chodzi raczej o balans, by pracować wtedy, kiedy jest czas na pracę, efektywnie i bez rozpraszania, po to, żeby mieć więcej spokojnego czasu na odpoczynek i przeżywanie życia. Masz być zadowolona i spełniona, a nie ciągle zajęta!
Serdecznie zapraszam do odsłuchania podcastu oraz subskrybcji mojego kanału na Spotify oraz iTunes. Czekam na pierwsze opinie i komentarze.
